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Text File  |  1995-04-10  |  9.5 KB  |  198 lines
  1.           CHAPTER 10     GENERATING PRINTED FORMS
  2.  
  3.  
  4. PART B:  THE FAMILY RECORD
  5.  
  6.           GIM provides a familial (family oriented) form that is generic
  7.           in appearance and application.  The Family Record form is a
  8.           simple block style presentation.
  9.           
  10.           This form is very flexible.  By using the "Forms Styles" you
  11.           can customize the appearance, verbosity, and the members of
  12.           an immediate or extended family that are included or excluded.
  13.           
  14.           This form is targeted for genealogists that desire an
  15.           alternative to the LDS Family Group Record, particularly for
  16.           those who do not like the LDS Church's standard form that
  17.           includes spaces for LDS ordinance events.  The Family Record
  18.           will show LDS ordinances if that style is selected, but if the
  19.           style is not selected no space is wasted.
  20.  
  21.      GENERATING A FAMILY RECORD:  The Basics:
  22.  
  23.           Be sure you have selected a printer and a print device from
  24.           the Printer Setup Area.  See chapter 6, "Setting Things Up"
  25.           for details.
  26.  
  27.           Enter a folder.  Navigate to the person who will be one of
  28.           the parents on the Family Record that you want to create.  If 
  29.           you're just interested in experimenting with the Family 
  30.           Record's abilities, any person will do.
  31.  
  32.           From the Folder Area, press F3 to get to the Forms Area.  You
  33.           can also navigate to the person you want after you have
  34.           entered the Forms Area.
  35.  
  36.           From the Forms Area, press F2 to generate a Family Record.
  37.  
  38.           At this point if your computer is capable of displaying
  39.           graphics, you will see the image of what the form is going to
  40.           look like when printed.  If your computer does not have
  41.           graphics capability, (for a variety of long and terribly
  42.           complicated reasons) the GIM Authors have elected to represent
  43.           the text of all of the forms as a set of dashes on the screen.
  44.           What you will see will give you a general idea of what the
  45.           form will look like, and you can use the arrow keys to modify
  46.           your view of the form, but to really see it, you'll need to
  47.           send the form to the printer.  Once again if your computer can
  48.           display graphics, the preview show look normal.
  49.  
  50.           To send the Family Record to the printer, make sure that your 
  51.           printer is turned on, and is connected to the same print 
  52.           device -- usually LPT1 -- that you selected in the Setup Area.  
  53.           Then press F8.  The FGR will then appear on your printer.
  54.  
  55.      READING THE FAMILY RECORD
  56.  
  57.           The person you selected when you pressed F2 to generate the
  58.           Family Record will occupy the first entry on the form, whether 
  59.           that person is male or female.  (This intentionally breaks from 
  60.           the traditional method of creating forms, where the husband is 
  61.           usually listed first.)  The information listed for this person 
  62.           should be self-explanatory.
  63.  
  64.           This person's spouse(s) might listed next, if they've been 
  65.           specified from the Styles menu, as discussed below; 
  66.           again, information for these persons should be 
  67.           self-explanatory.
  68.  
  69.           Thereafter, similar information might be printed for each of 
  70.           the couple's children in turn, followed finally by lists of 
  71.           other marriages, if any, and source and research notes, if 
  72.           they've been specified from the Styles menu, as discussed 
  73.           below.
  74.  
  75.           Other family members might be printed such as spouse's 
  76.           spouses, parents, etc., if they've been specified from the 
  77.           Styles menu, as discussed below.
  78.  
  79.           The Family Record (at this time) does not includes submission 
  80.           information and the date the form was printed.
  81.  
  82.      GENERATING A FAMILY RECORD:  A Maintenance Checklist:
  83.  
  84.           When you start to use GIM's Family Record forms as serious 
  85.           research tools, you'll want to make sure that the following 
  86.           things have been taken care of for each of your folders.
  87.  
  88.           You should only need to take care of them once per folder,
  89.           and they'll remain taken care of from then on; but you'll
  90.           want to examine each of them at least once:
  91.  
  92.           1.  Have you entered your submission information?  See the
  93.               first section of this chapter for details.
  94.  
  95.           2.  Have you set your typesetting options -- your margins,
  96.               your vertical zoom, your number of copies, your printer
  97.               fonts, and so on?  See the first section of this chapter
  98.               for details.
  99.  
  100.           3.  Have you set your preferences for standard or enhanced
  101.               forms, for which kinds of notes to include, and for which
  102.               members of the family to include?  See the rest of this 
  103.               section for details.
  104.  
  105.      STYLES:  Optional Configuration Settings:
  106.  
  107.           The Family Record can be configured to include different 
  108.           stylistic preferences.  All of these preferences can be 
  109.           specified by pressing Shift-F1 from the Forms Area.  The 
  110.           resulting Styles menu includes preference settings for most 
  111.           forms.  The Pedigree Chart preferences were discussed in Part 
  112.           A of this chapter, and the Family Group Record preferences 
  113.           will be discussed in Part C.  The remainder of this Part
  114.           discusses perferences for the Family Record.
  115.  
  116. LDS       Most forms can be configured to include or exclude information 
  117.           about LDS temple ordinances.  To exclude this information, set 
  118.           the LDS/Generic setting on the Styles menu to Generic.
  119.  
  120.           Note that setting the LDS/Generic setting to Generic turns off
  121.           LDS temple information on both the pedigree charts and 
  122.           familial forms, regardless of the other LDS-specific settings 
  123.           on these forms.
  124.  
  125. INCLUDE/  The next set of these preferences concerns whether you want to
  126. EXCLUDE   include or exclude certain members of the family, and if 
  127.           include whether to show as a full multi-line block or as a 
  128.           single line with names only.
  129.           
  130.           The selection for include/exclude are on the second display
  131.           page of the Forms Styles Area.  Be sure to press PageUp or
  132.           PageDown to change display pages.
  133.           
  134.           The choices are:
  135.           
  136.                Include Other Spouses (block) -- multi-line block
  137.                Include Other Spouses (line)  -- single line with name
  138.                exclude other spouses
  139.                
  140.                Parents, Children, Child's Spouses [Include line/block
  141.                     or exclude]
  142.                     
  143.           Further additions to styles may appear in the future; if there 
  144.           are any additions that you would like to see, please contact 
  145.           the GIM Authors.
  146.  
  147. EVENTS    You may choose whether or not to include empty events, in 
  148.           other words events that have no date, place or notes 
  149.           information.  For a concise form select "Show only events with
  150.           information."  For research purposes select "Show all events
  151.           (including empty events)."
  152.  
  153. NOTES     The next to the last of these preferences determines which 
  154.           kind(s) of notes you would like to append to the Family 
  155.           Record.  There are currently three choices:
  156.  
  157.                - No notes
  158.                - Annotate source notes only
  159.                - Annotate source and research notes
  160.  
  161.           For example, if you select "Source notes only", all of the
  162.           source notes for each person on the form, and for the family,
  163.           will be appended to the Family Record, but research notes will 
  164.           be left off the form.  Naturally, "Source and research notes" 
  165.           will include all notes on the form.
  166.  
  167.           (There is currently no option to include research notes only,
  168.           and there is currently no option about appending other
  169.           marriage notes; other marriage notes are appended
  170.           regardless.)
  171.  
  172. NOTE      The last preference selects whether for each individual note
  173. TITLES    a title "Source Notes:" or "Research Notes:" is added or not.
  174.           For printers that support bold face type and for a more 
  175.           consise form "no individual notes title."
  176.  
  177.      WARNING ABOUT THE FAMILY RECORD:
  178.  
  179.           Note that the Family Record makes very liberal use of your 
  180.           printer's abilities -- more than any of GIM's other functions.  
  181.           The Family Record makes intensive use of things like 
  182.           underlining, bolding, compressed print, graphics characters, 
  183.           and vertical and horizontal tabs.
  184.  
  185.           When you select your printer from the printer setup menu, it
  186.           is important to be very careful that your printer can support
  187.           all of these features, and that the control codes for these
  188.           features are specified correctly for your printer in the
  189.           GIMPRN.GIM printer resource file.
  190.  
  191.           If they are not, please let us know.  When all of these
  192.           printer functions are set up correctly, the Family Record 
  193.           looks really incredibly amazing; if it doesn't, then
  194.           something's probably wrong with the way we implemented the
  195.           printer resource file for your printer.  Please bring this to
  196.           our attention, and we'll get it fixed right away.
  197. 
  198.